Ihre E-Mails werden beim Senden und Empfangen automatisch erfasst und in einem Archiv gespeichert. Dieses Archiv kann durchsuchbar sein und ermöglicht es, E-Mails und Anhänge effizient zu organisieren und abzurufen.
Backups sind Kopien von Daten zur Wiederherstellung im Notfall, oft kurzfristig und umfassend. Archivierung hingegen bezieht sich auf die langfristige Aufbewahrung von Daten, um sie für zukünftige Referenzen oder Compliance zugänglich zu machen. Backups werden oft zur Wiederherstellung verwendet, während Archive zur Referenz und Compliance dienen.
Die Aufbewahrungsdauer von E-Mails im Archiv hängt von den gesetzlichen Anforderungen, den Unternehmensrichtlinien und den spezifischen Bedürfnissen ab. Häufig liegen diese Zeiträume zwischen einigen Jahren bis zu zehn Jahren oder länger, abhängig von der Branche und den geltenden Vorschriften. In Deutschland müssen alle als Handels- oder Geschäftsbrief geltenden E-Mails 6 Jahre aufbewahrt werden. 10 Jahre Aufbewahrungspflicht hingegen gelten für Nachrichteninhalte wie Rechnungen, Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Bilanzen, Lageberichte und sonstige Organisationsunterlagen. Wir legen Ihre Mails daher 10 Jahre für Sie ab.
Ja, E-Mail-Archivierungssysteme bieten in der Regel leistungsstarke Suchfunktionen, die es Benutzern ermöglichen, E-Mails nach verschiedenen Kriterien wie Absender, Datum, Betreff oder Inhalt zu durchsuchen und schnell abzurufen.
Die Implementierung erfolgt durch die Integration eines E-Mail-Archivierungssystems in die bestehende E-Mail-Infrastruktur. Dies kann cloudbasiert oder lokal auf eigenen Servern erfolgen. Der Prozess umfasst die Konfiguration der Erfassung, Speicherung und Verwaltung der E-Mails.
Ja, die E-Mail-Archivierung durch uns ist DSGVO-konform, sie erfüllt die Datenschutzanforderungen, z.B. durch Datenverschlüsselung, Zugriffssteuerung und die Möglichkeit, personenbezogene Daten auf Anfrage zu löschen. Die Implementierung stellt die Einhaltung aller relevanten Datenschutzbestimmungen sicher.
